PQ Scan Barcode: automazione ed efficienza dell’archiviazione documentale
07 ottobre 2024
PQ Scan Barcode: automazione ed efficienza dell’archiviazione documentale
Gestire l’archiviazione dei documenti in maniera efficiente e precisa permette di evitare errori e risparmiare tempo. Per i laboratori che utilizzano sistemi di gestione dati come ProLab.Q, la gestione dei campioni e della documentazione correlata richiede strumenti avanzati per mantenere ordine e tracciabilità.
Il modulo PQ Scan Barcode nasce con l’obiettivo di automatizzare e velocizzare il processo di archiviazione dei documenti, sfruttando i codici a barre per garantire un’associazione accurata e contestualizzata dei file all’interno di ProLab.Q. Vediamo nel dettaglio come funziona e quali vantaggi offre.
Il modulo PQ Scan Barcode consente l’acquisizione e l’archiviazione automatica dei documenti, sia cartacei che digitali, utilizzando i codici a barre associati ai campioni presenti nel LIMS. Questi documenti possono essere generati direttamente da ProLab.Q o provenire da fonti esterne. Il processo inizia con la scansione dei documenti: PQ Scan elabora i file in ingresso, provenienti da scanner, li suddivide in base ai codici a barre presenti e li archivia nella cartella corretta.
L’utilizzo di PQ Scan Barcode porta una serie di benefici pratici per chi lavora con grandi volumi di documenti e campioni.
Gestione contestualizzata degli errori
Se un file non può essere elaborato correttamente – per esempio, a causa di un codice a barre poco leggibile o di dimensioni eccessive – viene automaticamente spostato in una cartella dedicata agli errori. In questo modo, l’utente può intervenire solo quando necessario, senza compromettere il flusso di lavoro.
Velocizzazione del processo di archiviazione
L’inserimento automatico dei documenti nella cartella di riferimento, senza bisogno di cercare manualmente ogni singolo file, permette di risparmiare tempo e ridurre il margine di errore.
Riduzione degli errori
Il codice a barre, essendo associato univocamente a un campione, garantisce che non ci siano errori nell’archiviazione, evitando che documenti finiscano nella cartella sbagliata.
Integrazione con la Coda Processi e PQ Processor
Il modulo si interfaccia con la Coda Processi e il modulo PQProcessor, permettendo una gestione fluida e tracciabile di documenti che richiedono la firma cartacea. Ad esempio, dopo aver stampato un documento, lo si può firmare e inserire nuovamente nel flusso tramite scanner; PQ Scan Barcode lo riconoscerà e lo reimmetterà nel processo digitale, garantendo la corretta prosecuzione del ciclo documentale.
L’elaborazione dei documenti tramite PQ Scan Barcode può essere pianificata in base alle esigenze del laboratorio. È possibile avviare il modulo a intervalli regolari, utilizzando un timer automatico, oppure attraverso la pianificazione di Windows. Questa flessibilità permette di adattare l’elaborazione dei documenti ai ritmi di lavoro del laboratorio.
Infine, il modulo offre la possibilità di suddividere i file in base ai codici a barre presenti. Se si scannerizzano più documenti contemporaneamente, contenenti diversi codici a barre, il modulo PQ Scan Barcode è in grado di riconoscerli e separarli automaticamente in file singoli, garantendo un’archiviazione organizzata e precisa.
