Data entry manuale: tutti i rischi di questa metodologia
Le nuove tecnologie hanno permesso di sviluppare nuovi strumenti a supporto dei laboratori, ottimizzando anche un aspetto molto importante: l’archiviazione dati.
I sistemi di data management sono cambiati drasticamente e i processi di raccolta dati si sono evoluti.
Uno dei problemi più comuni legato alle attività di inserimento dati è rappresentato dall’errore umano, una variabile rilevante che può incidere sulla qualità operativa di un laboratorio.
Nel post di oggi cerchiamo di mettere in luce in che modo il data entry automatizzato può ottimizzare la gestione di un laboratorio e aumentarne la produttività.
Gestisci ancora le attività di data entry con Excel e Word? Ecco quanto tempo stai perdendo
Il data entry non è altro che il processo di inserimento dati effettuato all’interno di dispositivi elettronici. Rappresenta una vera e propria archiviazione digitale di tutti quei dati che vengono prodotti dai test di laboratorio. Le attività di data entry determinano in modo diretto la qualità delle successive elaborazioni e analisi.
Immaginiamo ora che il nostro laboratorio gestisca le attività di archiviazione dati per via manuale. Questa situazione porta a fare alcuni ragionamenti a riguardo che possono essere uno spunto di riflessione:
- parte delle risorse umane impiegate nel laboratorio dovrà occuparsi quotidianamente di trascrivere manualmente i risultati dei test all’interno di fogli Excel o documenti Word;
- questa attività di data entry manuale richiede ipoteticamente il 25% del loro tempo ogni giorno, che in un anno corrisponde a circa 90 giorni. 90 giorni spesi interamente per inserire dei dati.
Immagina ora a quante altre attività di analisi possono essere fatte in quei 90 giorni, quindi a quanto sia limitato il potenziale di quel lavoratore. Di conseguenza, è chiaro che la produttività stessa del singolo può essere efficacemente aumentata affidando le attività di data entry a un sistema automatico.
Quanto può incidere l’errore umano sull’inserimento dati?
Se si considera poi la variabile dell’errore umano la situazione può essere ancora più critica. Infatti, all’interno dei laboratori di analisi vi è quasi sempre una certa percentuale di rischio umano, indipendentemente dal livello di preparazione e formazione del singolo. In questo caso, il 25% che abbiamo visto in precedenza tenderà ad aumentare ancora. Questo perché ogni complicazione richiede di intervenire e correggere gli errori presenti. Un record impreciso o erroneo può compromettere la validità di un documento di prova, diventando un costo per l’azienda stessa.
Questi errori si manifestano con più frequenza quando la gestione dei dati viene svolta attraverso strumenti non adeguati alla complessità del compito, come fogli Excel o file Word.
Si tratta di attività che richiedono il supporto di software progettati appositamente per questa funzione, utilizzabili in modo rapido ed efficace.
Data entry automatizzata grazie a un LIMS. Ecco di cosa si tratta
La gestione dei dati del laboratorio può essere automatizzata grazie a un Laboratory Information Management System, o più semplicemente LIMS. Questa piattaforma centralizzata permette di assegnare diverse task a un sistema automatizzato. Questo significa che le attività di registrazione ed elaborazione dei dati possono essere gestite da un’unica fonte sicura. Ecco quali vantaggi ti offre un LIMS:
- Integrare un LIMS nel tuo laboratorio ti permette di abbattere la possibilità che si verifichi un errore umano, così salvaguardando i processi di ricerca già avviati;
- Il LIMS è una soluzione che può essere utilizzata in diversi punti della catena di montaggio di un laboratorio, come, ad esempio, il monitoraggio da remoto, la rintracciabilità dei dati e la condivisione dei rapporti di prova;
- Un ulteriore vantaggio è proprio il limitato acceso da parte del personale non autorizzato.
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Adottare una soluzione di data management avanzata come un LIMS ti permette di ottimizzare la gestione delle attività del tuo laboratorio.
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